Na czym polega usługa wirtualnego biura?

Usługa ta polega na wynajmowaniu pomieszczeń biurowych na nieco innych zasadach niż w przypadku tradycyjnego wynajmu. Najemca wirtualnego biura może korzystać z lokalu w bardzo ograniczonym zakresie tylko pod kontrolą wynajmującego. Oznacza to, że najemca nie będzie posiadać kompletu własnych kluczy, a używać lokalu może tylko po każdorazowym uzyskaniu zgody wynajmującego oraz co istotne pod jego nadzorem.  Ponadto z istoty umowy o wirtualne biuro wynika, że Wynajmujący jest zobowiązany do odbioru, a najczęściej także skanowania poczty.

Czy prawo reguluję umowę wynajmu wirtualnego biura?

Do umowy wynajmu wirtualnego biura znajdują zastosowanie zarówno przepisy kodeksu cywilnego najmie lokali użytkowych jak i umowy zlecenia. Jest to więc swoistego rodzaju hybryda stosunku prawnego. Oczywiście umowa o wirtualne biuro może mieć wiele wariantów, począwszy od typowego wynajmu adresu korespondencyjnego, aż po wynajem biura serwisowanego. W tym drugim przypadku jednak trudno nazwać stosunek prawny wynajmem wirtualnego biura, gdyż w istocie jest to wynajem powierzchni biurowej połączone z usługami dodatkowymi.

Kto może prowadzić wirtualne biuro?

W 2021 r. miała miejsce spora nowelizacja, na podstawie której każdy przedsiębiorca, który komercyjnie udostępnia adres i świadczy usługi takie jak odbiór poczty firmowej jest zobowiązany do uzyskania wpisu na listę działalności na rzecz spółek i trustów. Świadczenie tego rodzaju usług bez wymaganego przez prawo wpisu grozi nałożeniem kary pieniężnej w kwocie nawet 100 tys. zł. Wielu przedsiębiorców mających w swojej ofercie usługę wirtualnego biura nadal nie uzyskała  wymaganego prawem wpisu do rejestru. Pomagamy przedsiębiorcom w realizacji tej procedury. Możemy złożyć w imieniu przedsiębiorcy wniosek o wpis do rejestru na rzecz spółek i trustów i monitorować postępowanie.

Czy adwokat lub radca prawny może zarejestrować Kancelarię w wirtualnym biurze?

Co do zasady tak, ale należy pamiętać o tym, aby tego rodzaju lokal był oznaczony, a w przypadku gdy będzie w nim przechowywana jakkolwiek dokumentacja Klientów pełnomocnika profesjonalnego  pracownicy wirtualnego biura muszą zostać pouczeni o obowiązku zachowania tajemnicy i podpisać stosowne oświadczenia. Wirtualne biuro najczęściej mają w swojej ofercie salę konferencyjne, w których prawnik może w komfortowych warunkach spotkać się z Klientem lub wziąć udział w rozprawie online.

Wirtualne biuro, a Urząd skarbowy?

Swojego czasu właściciele wirtualnych biur toczyli swoistego rodzaju bój z stanowiskami prezentowany przez fiskusa. Aktualnie sytuacja wygląda nieco inaczej. Przedsiębiorcy nie mają problemu za rejestracją firmy w wirtualnym biurze o ile rzeczywiście są  ku temu spełnione przesłanki. Trudno wymagać od programisty pracującego w domu, albo budowlańca zajmującego się wykończaniem nieruchomości, aby wynajmował biuro, które nie jest mu w żaden sposób potrzebne do wykonywania pracy. Ważne jest to, aby przedsiębiorca rzeczywiście potrzebował biura wirtualnego, a nie korzystał z niego, np. w celu zmiany właściwości urzędu skarbowego, w sytuacji gdy tak naprawdę wynajmuje tradycyjny lokal w całkiem inny miejscu i tam świadczy usługi.

Umowy o wirtualne biuro

Przygotowujemy  umowy o wirtualne biuro dla naszych klientów, a także je opiniujemy. Bardzo często działamy po stronie Klientów wirtualnego biura, którzy zamierzają zawrzeć umowę, której zapisy budzą ich uzasadnione zastrzeżenia. Bardzo często przedsiębiorcy oferujący usługę wirtualnego biura w umowach zawierają postanowienia dotyczące jednostronnych kar umownych, których wysokość jest wręcz rażąco wysoka. W takim przypadku rekomendujemy również zmiany w umowie, także formę opinii prawnej. W razie sporów na gruncie wykonania, interpretacji  lub unieważnienia niektórych postanowień umowy reprezentujemy zarówno klientów wirtualnych biur, jak i przedsiębiorców świadczących tego rodzaju usługę.

Wymogi prawne dla wirtualnych biur

W 2018 r. wirtualne biuro zostały zobowiązane do stosowania jako instytucję zobowiązane przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Od tej pory podmioty te musza między innymi bardzo dokładnie weryfikować tożsamość osób zawierających umowę o wirtualne biuro. W celu wdrożenia wymagań ustawowych konieczne było także ustanowienie procedury wewnętrznej, która reguluje zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego oraz dokumentu oceny ryzyka, który musi być na bieżąco aktualizowany. Sama procedura również po każdej nowelizacji przepisów AML musi być dostosowywana. Bardzo mało prawników zajmuje się pomocą we wdrażaniu przepisów AML, a tym bardziej adresowaną ściśle do wirtualnych biur.

Ochrona  danych osobowych w wirtualnym biurze

Świadczenie usług polegających na zarządzaniu poczta powoduje, że przedsiębiorca świadczący usługi wirtualnego biura na co dzień styka się z ogromna ilością danych osobowych Klientów. Informację te należy zabezpieczyć przed przypadkowym lub celowym ujawnieniem. Konieczne jest także opracowania procedur wewnętrznych, które uporządkują działania podejmowane w celu ochrony danych osobowych Klientów. Zadania te można również delegować na zewnętrzną Kancelarię prawną, jednak pewne czynności muszą również wykonywać sami pracownicy wirtualnego biura dlatego zachodzi konieczność ich przeszkolenia. Radcy prawni i adwokaci często prowadzą szkolenia z zakresu przepisów o ochronie danych osobowych oraz przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu.

Nasza pomoc

Nasza Kancelaria obsługuje spółki zajmujących się świadczeniem usług wirtualnego biura działające na terenie Przeworska, Jarosławiu , Rzeszowa oraz Krakowa. Wieloletnie doświadczenie pozwala nam świadczyć usługi prawne w sposób dopasowany to potrzeb tego rodzaju podmiotów. W ramach pomocy prawnej możemy opracować dokumenty związane z realizacją procedury AML, wymogów RODO oraz przygotować projekty umów o wirtualne biuro. Jeżeli przedsiębiorca chce być postrzegany  jako profesjonalista warto, aby umowy i inne ważne dokumenty były sporządzone przez prawnika.